El sismo y la comunicación de crisis

A propósito del sismo de ayer de la ciudad de México y ante tantas situaciones inesperadas que nos pueden suceder, pero además, con motivo de que estoy revisando el 2do avance de los trabajos finales de mis alumnos de la clase de RRPP, me puse a pensar en lo necesario que es hoy en día contar con un buen plan de crisis.
Se trata de un plan, como lo dice su nombre, que nos ayuda a estar preparados como organización, gobierno o individuos, a enfrentar situaciones no previstas que nos producen una crisis.
Obvio, la mejor manera de manejar una crisis es prevenirla y esto se logra sobre todo con anticipación; es decir, con planear/escribir lo que yo le llamo escenarios con "situaciones "if"; es decir: imaginar todo lo que me/nos podría suceder que me/nos ocasionara una crisis. Y la fórmula de las situaciones if es: Y si... me despiden del trabajo? Y si... me cae un rayo?, y si... se quema la fábrica, etc, etc, etc.
Estoy de acuerdo en que este ejercicio puede parecer paranoico o generar paranoia pero sin caer en lo dramático (en la medida de lo posible), el estar preparados es la mejor manera de enfrentar una crsis y para eso hay que imaginar los escenarios y planear como actuar.
Pepe Luengas de crisiscontrol.com.mx, plantea unas preguntas para pensar en el tema de crisis y yo las copio y difundo aquí por su relevancia y porque él es experto en estos temas. (Por cierto, pronto lo tendremos en una edición más del DIPLOMADO EN COMUNICACIÓN INTEGRAL PARA ORGANIZACIONES que ofreceremos en el campus Monterrey del ITESM). Las preguntas son:
1. ¿Contamos con un plan de continuidad de negocio en caso de una interrupción prolongada de servicios críticos: energía eléctrica, agua, transporte público, vías de comunicación y telecomunicaciones?
2. ¿Tenemos la capacidad de identificar el porcentaje de empleados que hayan resultado afectados en su patrimonio o peor aún, en la integridad de sus familias?
3. ¿Tenemos la capacidad de operar en un esquema de oficina remota con empleados clave?
4. ¿Existe y está acondicionada una oficina alterna donde continuar con las operaciones críticas en caso de que las oficinas principales hubieran resultado afectadas?
5. ¿Se ha negociado con el sindicato los pasos de acción a seguir con el personal en caso de una contingencia grave?
6. ¿Tenemos designado el procedimiento para notificar a proveedores y clientes sobre posibles afectaciones en la recepción y entrega de materias primas y productos terminados?
7. ¿Están vigentes los seguros en caso de afectación a instalaciones?
8. ¿Están identificados los proveedores críticos y éstos cuentan con planes de continuidad de negocio que minimicen el impacto a nuestras operaciones en caso de que sean ellos los que resultaran afectados?
9. ¿En caso de un cierre parcial de nuestras instalaciones existe un 1-800 o sitio web, donde mantener informado al personal sobre las instrucciones a seguir para el retorno a operaciones y esta instrucción está respaldada por un procedimiento y un responsable de hacerlo?
10. ¿Existe el procedimiento a seguir para fundamentar el reclamo del seguro de daños y este procedimiento incluye tomar fotografía y video de las instalaciones afectadas?
Interesantes, ¿verdad?